BayWa Internal Order System

Die BayWa AG ist Deutschlands größter Agrarfachhändler. Das 1923 gegründete Traditionsunternehmen mit genossenschaftlichen Wurzeln und Hauptsitz in München vertreibt darüber hinaus diverse Dienstleistungen und Produkte in den Kernbereichen Energie und Bau. Der Konzern ist weltweit tätig, beschäftigt rund 19.200 Mitarbeiter und verzeichnet ein jährliches Umsatzvolumen von 17,1 Milliarden Euro (Stand 2019).

Auch in puncto Digitalisierungsstrategie zählt die BayWa AG zu den Vorreitern ihrer Branchen: So betreibt die BayWa AG mehrere Onlineplattformen, die die Sortimente für Landwirte, Baustoff- und Energiekunden sowie deren Privat- und Geschäftskundenprozesse umfassend abbilden.

Zum Zeitpunkt der Anforderungsaufnahme mussten BayWa-Mitarbeiter bis zu sechs unterschiedliche Systeme besuchen, um ihre Bedarfe an Arbeitsmitteln zu decken. Jedes System bildete ein anderes Sortiment ab und ihre Betreuung oblag ebenfalls verschiedenen Abteilungen innerhalb der BayWa.

Kurz gesagt: ganz schön kompliziert – vor allem, wenn man bedenkt, dass jedes dieser Systeme in puncto Usability, Logins, Kostenstellenabrechnung etc. anders aufgebaut war und so jede Menge separater Daten zu verwalten waren. Die Zusammenführung dieser ressourcenbindenden Lösung zu einer zentralen Plattform war die entsprechend große Herausforderung.

Auf der neuen Plattform sollten sich Mitarbeiter zum einen über das konzernweite Single Sign-On authentifizieren können. Zum anderen war es wichtig, Freigaberechte zu verteilen – etwa an Teamleiter, die den Nachschub an Kugelschreibern und Klebezetteln genauso digital und mit geringem bürokratischem Aufwand bewilligen können, wie die Anschaffung kostenintensiver neuer IT-Hardware.  

Um mit BIOS eine SAP Commerce-basierte Plattform zu entwickeln, die im Bereich E-Procurement international Maßstäbe setzt, ging dotSource wie folgt vor: In gemeinsamen Workshops zur Anforderungsaufnahme wurde das gemeinsame Ziel definiert, Maßnahmen abgeleitet und priorisiert. 

Anschließend wurden die Themen sprintbasiert und mittels agiler Methoden umgesetzt.  Ein wichtiger Meilenstein während der Umsetzung war ein gemeinsamer Hackathon bei dotSource in Jena. Sich für einen fest definierten Zeitraum abkapseln vom alltäglichen Business und den Fokus voll und ganz auf die Entwicklung legen, ist ein probates Mittel, wenn es darum geht, digitale Projekte voranzutreiben.

Bei diesem dreitägigen Event wurde das System intensiv geprüft und nochmals Optimierungsbedarfe eruiert, bevor BayWa BIOS im Sommer 2019 endgültig unternehmensweit live ging.

Der Erfolg der BayWa-internen E-Procurement-Plattform BayWa BIOS hat die Erwartungen übertroffen. Die Mitarbeiter machen vom neuen System ausgesprochen rege Gebrauch.  Durch die ganzheitliche Herangehensweise und das gemeinsame Experimentieren etwa im Rahmen des Hackathons fühlte sich die BayWa zu jeder Zeit optimal betreut, wie Michaela Dax, Projektleiterin der BayWa für die BIOS-Plattform, betont.  Zusammengefasst konnten mit der Plattform folgende Mehrwerte geschaffen werden:

• Die Prozesse der internen Beschaffung (Procurement) wurden vereinheitlicht.
• Die gesamte Vielfalt des Sortiments und der Dienstleistungen wird digital an einem zentralen Punkt abgebildet und so sind die Prozesse für Mitarbeiter deutlich vereinfacht. 
• Nachbestellungen können automatisiert werden. 
• Dashboards sorgen für den optimalen Überblick. 
• Mobile Optimierung ermöglicht die Bestellung via Smartphone oder Tablet von jedem Ort zu jeder Zeit. 

• Single Sign-On sowie automatisiertes Rechte- und Rollenmanagement vereinfachen Freigabeprozesse. 
• BayWa-Mitarbeiter sparen Zeit bei der Beschaffung, der Konzern spart durch die Prozessoptimierung Geld. 
• Das System wurde so konzipiert, dass neben der BayWa AG auch deren Mehrheitsbeteiligungen profitieren.
• Diese können über die existierenden Schnittstellen in das System integriert werden, um so ebenfalls ihr E-Procurement über die Plattform abwickeln zu können.