BayWa Internal Order System

Aus sechs mach eins: Mit BIOS ist ein E-Procurement-System entstanden, mit dem die Mitarbeiter der BayWa AG alle Bedarfe an einer Stelle abwickeln können.

User Acceptance wird auch BayWa-intern groß geschrieben.

Aus diesem Grund befragte das Unternehmen im April 2021 seine Mitarbeiter zur Nutzung des neuen Portals. Das Feedback und Optimierungspotentiale nach zwei Jahren BIOS stellen wir hier vor.

Zu den Umfrageergebnissen

Über die BayWa AG

Die BayWa AG ist Deutschlands größter Agrarfachhändler. Das 1923 gegründete Traditionsunternehmen mit genossenschaftlichen Wurzeln und Hauptsitz in München vertreibt darüber hinaus diverse Dienstleistungen und Produkte in den Kernbereichen Energie und Bau. Der Konzern ist weltweit tätig, beschäftigt rund 19.200 Mitarbeiter und verzeichnet ein jährliches Umsatzvolumen von 17,1 Milliarden Euro (Stand 2019).

Auch in puncto Digitalisierungsstrategie zählt die BayWa AG zu den Vorreitern ihrer Branchen: So betreibt die BayWa AG mehrere Onlineplattformen, die die Sortimente für Landwirte, Baustoff- und Energiekunden sowie deren Privat- und Geschäftskundenprozesse umfassend abbilden.

Logo BayWa AG

Hohe Nutzererwartungen machen auch vor den eigenen Mitarbeitern nicht halt

Durch den digitalen Wandel wird die Customer Experience, das Kundenerlebnis, immer wichtiger. Gleiches gilt für die interne Beschaffung, denn in diesem Fall sind die Mitarbeiter die Kunden. Seien es Bleistifte oder Locher, neue Arbeitsschuhe oder ein neuer PC – die Wege, auf denen sich die BayWa-Mitarbeiter bis dato diese Dinge bestellen mussten, waren zwar elektronisch, aber alles andere als nutzerfreundlich.

Doch die digitale Transformation eines Unternehmens betrifft alle Bereiche – extern wie intern. Die BayWa AG trat also mit dem Wunsch an ihren langjährigen Digitalisierungspartner dotSource heran, eine zentrale E–Procurement-Plattform zu entwickeln und so die Unternehmensprozesse der internen Beschaffung zu optimieren. Daraus entstand BayWa BIOS – das BayWa Internal Order System. Die Projektdetails stellen wir Ihnen hier ausführlich vor.

KUNDE	BayWa AG
PROJEKT	Konzeption & Implementierung einer zentralen internen E-Procurement-Plattform
PROJEKTZEITRAUM	August 2018 bis Mai 2019
TECHNOLOGIE	SAP Commerce Suite

BayWay BIOS konzerninterne Bestellplattform

Von sechs verschiedenen Systemen zu einer zentralen Bestellplattform

Zum Zeitpunkt der Anforderungsaufnahme mussten BayWa-Mitarbeiter bis zu sechs unterschiedliche Systeme besuchen, um ihre Bedarfe an Arbeitsmitteln zu decken. Jedes System bildete ein anderes Sortiment ab und ihre Betreuung oblag ebenfalls verschiedenen Abteilungen innerhalb der BayWa.

Kurz gesagt: ganz schön kompliziert – vor allem, wenn man bedenkt, dass jedes dieser Systeme in puncto Usability, Logins, Kostenstellenabrechnung etc. anders aufgebaut war und so jede Menge separater Daten zu verwalten waren. Die Zusammenführung dieser ressourcenbindenden Lösung zu einer zentralen Plattform war die entsprechend große Herausforderung.

Auf der neuen Plattform sollten sich Mitarbeiter zum einen über das konzernweite Single Sign-On authentifizieren können. Zum anderen war es wichtig, Freigaberechte zu verteilen – etwa an Teamleiter, die den Nachschub an Kugelschreibern und Klebezetteln genauso digital und mit geringem bürokratischem Aufwand bewilligen können, wie die Anschaffung kostenintensiver neuer IT-Hardware.  

Um mit BIOS eine SAP Commerce-basierte Plattform zu entwickeln, die im Bereich E-Procurement international Maßstäbe setzt, ging dotSource wie folgt vor: In gemeinsamen Workshops zur Anforderungsaufnahme wurde das gemeinsame Ziel definiert, Maßnahmen abgeleitet und priorisiert. 

Anschließend wurden die Themen sprintbasiert und mittels agiler Methoden umgesetzt.  Ein wichtiger Meilenstein während der Umsetzung war ein gemeinsamer Hackathon bei dotSource in Jena. Sich für einen fest definierten Zeitraum abkapseln vom alltäglichen Business und den Fokus voll und ganz auf die Entwicklung legen, ist ein probates Mittel, wenn es darum geht, digitale Projekte voranzutreiben.

Bei diesem dreitägigen Event wurde das System intensiv geprüft und nochmals Optimierungsbedarfe eruiert, bevor BayWa BIOS im Sommer 2019 endgültig unternehmensweit live ging.

Endspurt für BIOS – BayWa und dotSource im Hackathon

Hackathons sind eine bewährtes Format, um in Digitalprojekten zügig voranzukommen. Wir bei dotSource nutzen diese nicht nur intern, sondern auch mit und für unsere Kunden. So auch in der Zusammenarbeit mit BayWa auf den letzten Metern bis zur Fertigstellung des internen Bestellsystems BIOS.

Erfolge & Mehrwerte

Der Erfolg der BayWa-internen E-Procurement-Plattform BayWa BIOS hat die Erwartungen übertroffen. Die Mitarbeiter machen vom neuen System ausgesprochen rege Gebrauch.  Durch die ganzheitliche Herangehensweise und das gemeinsame Experimentieren etwa im Rahmen des Hackathons fühlte sich die BayWa zu jeder Zeit optimal betreut, wie Michaela Dax, Projektleiterin der BayWa für die BIOS-Plattform, betont. 

Durch die Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit des E-Procurement-Shops BIOS ist die BayWa AG perspektivisch noch besser aufgestellt, was das Thema Internationalisierung betrifft. Der BIOS-Shop soll nicht nur deutschlandweit für die interne Beschaffung zur Verfügung stehen, sondern bald auch konzernweit und damit international verwendet werden. Zusammengefasst konnten mit der Plattform bisher folgende Mehrwerte geschaffen werden:

Die Prozesse der internen Beschaffung (Procurement) wurden vereinheitlicht.
Die gesamte Vielfalt des Sortiments und der Dienstleistungen wird digital an einem zentralen Punkt abgebildet und so sind die Prozesse für Mitarbeiter deutlich vereinfacht. 
Nachbestellungen können automatisiert werden.

Dashboards sorgen für den optimalen Überblick. 
Mobile Optimierung ermöglicht die Bestellung via Smartphone oder Tablet von jedem Ort zu jeder Zeit. 
Single Sign-On sowie automatisiertes Rechte- und Rollenmanagement vereinfachen Freigabeprozesse.

BayWa-Mitarbeiter sparen Zeit bei der Beschaffung, der Konzern spart durch die Prozessoptimierung Geld. 
Das System wurde so konzipiert, dass neben der BayWa AG auch deren Mehrheitsbeteiligungen profitieren.
Diese können über die existierenden Schnittstellen in das System integriert werden, um so ebenfalls ihr E-Procurement über die Plattform abwickeln zu können.

Erst die Zufriedenheit der Nutzer bestimmt den Erfolg einer neuen Lösung

Ein digitaler Vorreiter wie die BayWa AG misst dem Thema User-Acceptance auch bei internen Projekten einen hohen Stellenwert bei. Das Unternehmen führte deshalb im April 2021 unter den Mitarbeitern eine Befragung zum neuen Internal Order System durch.

Schnell wurde klar: der Projektaufwand hat sich definitiv gelohnt. Insgesamt 87 Prozent der Befragten gaben an, von der Plattform Gebrauch zu machen. 53 Prozent nutzen das System sogar mehrmals im Monat bis täglich.

Lediglich 5 Prozent der Mitarbeiter, die von BIOS bisher gar keinen Gebraucht gemacht haben, gaben an, die Nutzung der Plattform sei ihnen zu kompliziert. Der überwiegende Teil der Befragten ist mit der Nutzung von BIOS zufrieden.

Optimierungsbedarf sahen die befragten Mitarbeiter noch bei der Produktsuche und den Artikelbeschreibungen. Mit diesem Feedback kann das BIOS-Team von BayWa die Plattform nun gezielt verbessern.